Dunia Informasi untuk anda

Mengapa Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa Baku

Surat merupakan salah satu metode berkomunikasi menggunakan bahasa tulis. Ada banyak jenis surat yang dibedakan berdasar tujuan komunikasi persuratan hingga jenis bahasa yang digunakan. Tujuan komunikasi persuratan seringkali juga mempengaruhi jenis bahasa yang digunakan. 

Surat yang bersifat resmi atau kedinasan, akan menggunakan bahasa resmi atau bahasa baku. Berbeda dengan surat yang sifatnya tidak resmi berupa surat pribadi atau kasual, maka bahasa yang digunakan juga tidak harus bahasa baku selama kedua belah pihak yang saling berkirim surat bisa saling memahami.  

Surat dinas sebagai salah satu bentuk surat resmi wajib menggunakan bahasa resmi atau bahasa baku. Penggunaan bahasa dengan kaidah tata bahasa yang benar serta tanda baca yang tepat menjadi sebuah keharusan. Mengapa bahasa dalam surat dinas wajib memiliki spesifikasi tersebut?

Penjelasan Mengapa Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa Baku

Mengapa Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa Baku
Mengapa Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa Baku

Surat sebagai media untuk berkomunikasi secara tertulis memiliki syarat penting agar mampu menjadi media berkomunikasi yang efektif. Salah satu syarat ini berupa keberhasilan informasi terkirim dari pihak pengirim surat kepada pihak yang menerima surat. Distorsi makna yang ada dalam isi surat bisa menyebabkan sebuah surat gagal memerankan fungsinya sebagai media berkomunikasi.

Hal itulah yang menjadi salah satu alasan utama dari penggunaan bahasa baku pada surat resmi atau surat dinas. Sehingga ada aturan baku dalam menulis surat dinas atau surat resmi, salah satunya adalah penggunaan bahasa baku. Bahasa baku dapat meminimalisir risiko terjadinya kesalahpahaman terkait isi sebuah surat resmi. 

Penggunaan bahasa baku memungkinkan informasi yang ditulis oleh pihak pengirim surat menjadi lebih mudah dipahami serta terhindar dari multi tafsir dari pihak penerima surat. Sehingga informasi yang dikirimkan dapat benar – benar diterima dan dipahami oleh pihak penerima surat.

Aturan dalam menulis surat resmi biasanya diawali dengan salam, diikuti dengan isi atau informasi utama yang ingin disampaikan dan diakhiri dengan penutup. Surat – surat resmi yang melalui jalur protokoler umumnya juga disertakan dengan kepala surat yang memuat informasi lembaga pengirim surat dan mencantumkan nomor, tujuan pengiriman surat tersebut serta tanggal penulisan surat.

Sedangkan pada bagian penutup umumnya disertai dengan identitas penanggung jawab pengiriman surat tersebut. Bagian ini dapat berupa tanda tangan yang disertai dengan nama lengkap pengirim dan stempel atau cap lembaga yang mengirimkan surat.

Surat menyurat dengan format resmi ini masih digunakan untuk keperluan berkomunikasi antar instansi, lembaga ataupun perusahaan. Selain itu juga digunakan oleh instansi, lembaga atau perusahaan untuk berkomunikasi dengan pekerja atau pegawai terkait informasi – informasi resmi. 

Alasan utama penggunaan bahasa baku adalah sifat formal dari surat tersebut yang langsung berkaitan dengan aturan kelembagaan serta tata laksana instansi atau lembaga yang bersangkutan. Hal inilah menjadi dasar mengapa ada aturan terkait penggunaan bahasa baku pada surat – surat yang sifatnya formal atau kedinasan.

Alasan lain dari penggunaan bahasa baku dalam surat dinas atau surat resmi adalah faktor kesopanan. Faktor kesopanan atau adab terkait nilai kesopanan menjadi sesuatu yang dijaga dan dipraktekkan dalam aktivitas komunikasi tertulis antar lembaga. 

Penggunaan bahasa baku atau bahasa formal juga menunjukkan nilai penting dari informasi yang termuat dalam surat tersebut. Surat resmi seringkali juga memiliki nilai hukum tertentu, baik itu berupa undangan resmi, surat perintah hingga memo yang diberikan oleh pejabat kepada bawahannya. 

Baca Juga:  Jelaskan Peran Tukang Kebersihan Bagi Kita

Mengapa Dalam Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa yang Singkat dan Lugas?

Selain penggunaan bahasa baku yang bersifat formal, surat dinas atau surat resmi juga sebaiknya dan bahkan diwajibkan memakai bahasa yang singkat dan lugas. Hal ini berkaitan dengan faktor efisiensi komunikasi yang diinginkan dari aktivitas berkirim surat tersebut.

Surat yang singkat dengan bahasa yang lugas akan meminimalisir kesalahpahaman dalam menerima informasi. Bahasa yang singkat dan lugas umumnya memiliki tafsir yang jelas atau tidak bersifat multi tafsir. Hal tersebut memungkinkan komunikasi berlangsung secara efektif karena informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim surat dapat langsung diterima dan dipahami oleh pihak penerima surat.

Faktor penulisan surat dinas dengan pilihan kosakata atau diksi yang singkat juga berkaitan dengan efisiensi. Surat dinas umumnya hanya terdiri dari satu atau jumlah lembar  yang sedikit. Isi dan tujuan surat yang utama umumnya tertulis pada satu lembar saja dan jika ada informasi terkait dengan informasi utama maka sebuat surat dinas atau surat resmi dapat menambahkan lampiran. 

Mengapa Surat Resmi Harus Menggunakan Kalimat yang Efektif?

Kalimat yang efektif pada surat dinas atau surat resmi juga memiliki tujuan yang sama. Alasan utama penggunaan kalimat efektif adalah memastikan informasi terkirim dengan tepat tanpa ada kesalahan atau distorsi makna saat informasi terkirim pada pihak penerima.

Kalimat efektif memungkinkan sebuah surat ditulis secara singkat dan memuat seluruh informasi yang harus disampaikan dalam format surat yang tidak terlalu panjang. Kalimat efektif 

Contoh Kata Baku Dalam Surat Dinas

Surat dinas sebagai sebuah surat resmi harus menggunakan kata baku dalam susunan kalimat yang digunakan. Kata baku merupakan kata yang sesuai kaidah bahasa yang resmi ditetapkan dalam tata bahasa. Kata baku dalam bahasa Indonesia merupakan kata yang sesuai kaidah bahasa Indonesia dan memiliki ejaan yang sesuai dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia. 

Baca Juga:  Jelaskan Sarana Hubungan Internasional Menurut J Frankel

Sedangkan kata tidak baku merupakan kosakata yang tidak sesuai dengan kaidah bahasa. Dalam konteks bahasa Indonesia, kata tidak baku ini merupakan kata yang memiliki ejaan tidak sesuai dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Faktor tidak baku ini dapat terjadi akibat ketidaksesuaian dalam penulisan ataupun pengucapan. Kata tidak baku ini seringkali lazim digunakan dalam komunikasi sehari – hari karena faktor kebiasaan.

Ada beberapa kata baku yang bisa digunakan dalam sebuah surat dinas dan memiliki versi tidak baku yang mungkin lebih sering digunakan dalam komunikasi sehari – hari. Beberapa contoh kata baku yang bisa digunakan dalam surat dinas tersebut antara lain adalah :

  1. Administrator yang merupakan bentuk baku dari admin.
  2. Analisis yang merupakan bentuk baku dari analisa.
  3. Asas yang merupakan bentuk baku dari asas.
  4. Aparat yang merupakan bentuk baku dari aparatur.
  5. Bhayangkara yang merupakan bentuk baku dari bhayangkara.
  6. Bus yang merupakan bentuk baku dari bis.
  7. Desain yang merupakan bentuk baku dari design.
  8. Ekshibisi yang merupakan bentuk baku dari eksibisi.
  9. Legalisasi yang merupakan bentuk baku dari legalisir.
  10. Kuitansi yang merupakan bentuk baku dari kwitansi.

Itulah 10 contoh kata baku yang seringkali tidak diketahui oleh khalayak karena kata baku yang sudah sangat umum digunakan. Karena alasan itulah, dibutuhkan kehati – hatian dan pengetahuan tentang tata bahasa serta kosakata baku dalam menulis sebuah surat resmi atau surat dinas agar tidak menggunakan kata tidak baku dalam menulis sebuah surat resmi.